POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES  HAZUL INMOBILIARIA

1. GENERALIDADES

Tenemos especial interés en proteger y respetar su información y datos personales y por ello hemos diseñado estas políticas de tratamiento de datos personales, dentro del marco de la ley 1581 de 2012, Decreto reglamentario 1377 de 2.013, Decreto Reglamentario 1074 de 2015 y demás normas que Modifican y adicionan. 

1.1.- Introducción.

DAVID ALEJANDRO DIAZ PINILLA, identificado con la cédula de ciudadanía No. 1.053.827.041, registrado como persona natural ante la cámara de comercio de Manizales, quien cuenta con una inmobiliaria bajo el nombre comercial HAZUL INMOBILIARIA, identificado con el NIT.: 1.053.827.041-6, responsable del tratamiento de la información, podrá recolectar datos personales de aspirantes, colaboradores, contratistas, arrendatarios, deudores solidarios, propietarios de inmuebles, huéspedes, proveedores, clientes y terceros en general a través de los distintos medios destinados para tal fin. En todo caso, la recolección se hará bajo expresa autorización del titular de los datos y el tratamiento de estos estará sujeto a lo establecido por las Leyes que regulen la materia. 

HAZUL INMOBILIARIA es una empresa dedicada a la prestación de servicios inmobiliarios. Su sede principal se encuentra en la ciudad de Manizales, donde cuenta con una oficina física que funciona como centro administrativo. Además, ofrece sus servicios a través de su página web https://hazulinmobiliaria.com/, brindando a sus clientes una plataforma digital para acceder a su portafolio de propiedades y soluciones inmobiliarias.

La información personal objeto de las consideraciones acá establecidas, podrá ser recolectada directamente de la información suministrada por los titulares de la información a través de la oficina física y los diferentes canales digitales como la página web, WhatsApp, aplicaciones móviles, mediante redes sociales de HAZUL INMOBILIARIA y cualquier otro canal de obtención de datos personales legalmente autorizado. 

1.2- Principios generales.

La obtención y recolección de datos personales, al igual que el uso, tratamiento, procesamiento, intercambio, transferencia y transmisión de estos, estará siempre guiada por principios de legalidad, libertad, veracidad, transparencia, seguridad, confidencialidad, principio de acceso y de circulación restringida.

1.2.1.- Principio de finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al titular.

En lo correspondiente a la recolección de datos personales, HAZUL INMOBILIARIA se limitará a aquellos datos que sean pertinentes y adecuados para la finalidad para la cual son recolectados o requeridos; las Áreas, Unidades, Centros, etc. deberán informar al titular el motivo por el cual se solicita la información y el uso específico que se le dará a la misma.

1.2.2.- Principio de libertad: El tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso, e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

1.2.3.- Principio De Veracidad O Calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

1.2.4.- Principio De Transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener del responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le concierne.

1.2.5.- Principio De Acceso Y Circulación Restringida: En tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas por la ley.

Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados.

1.2.6.- Principio De Seguridad: La información sujeta a tratamiento por la Sociedad, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

1.2.7.- Principio De Confidencialidad: HAZUL INMOBILIARIA está obligada a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley.

1.3- Definiciones legales.

De conformidad con la ley 1581 de 2012 y el decreto 1377 de 2013, las siguientes definiciones regirán las políticas de tratamiento de la información personal.

1.3.1.- Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

1.3.2.-Aviso de Privacidad: Comunicación escrita generada por el Responsable del tratamiento, dirigida al Titular de la información para el tratamiento de sus datos 

personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de Datos Personales que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales. 

1.3.3- Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;

1.3.4.- Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;

1.3.5.-Dato Público: Es el dato que no es semi-privado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o servidor público. 

1.3.6.-Datos sensibles: Aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación. 

1.3.7.- Encargado del Tratamiento: Por encargado del tratamiento se tiene a la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;

1.3.8.- Oficial de Protección de Datos Personales (OPD): Persona Natural o Jurídica, que por sí misma o en asocio con otros, se encarga de velar por la implementación efectiva de las políticas y procedimientos adoptados por ésta, para cumplir la norma de protección de datos personales, así como las buenas prácticas de gestión de datos personales dentro de la empresa. 

1.3.9.- Responsable del Tratamiento: Por responsable del tratamiento se tiene a la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;

1.3.10.-Sistema Biométrico: Es una tecnología de seguridad que se basa en el reconociendo de las características físicas e intransferibles de las personas. Es decir, es un método automatizado por medio del cual se puede de manera precisa, reconocer a un individuo con base en sus características físicas o de comportamiento.

1.3.11.- Sistema de Video-Vigilancia: Los datos tratados mediante cámaras de seguridad serán preservados cumpliendo con todas las disposiciones legales que garanticen la privacidad de los mismos. La finalidad consiste únicamente en resguardar la seguridad de la empresa, colaboradores, usuarios y visitantes. 

1.3.12.- Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

1.3.13.- Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

1.3.14- Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

1.3.15.- Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

2. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR

Los datos suministrados estarán sujetos a tratamiento autorizado, concedido de manera previa, expresa e informada por el Titular de los mismos. En concordancia con lo previsto en la ley 1581 de 2012, el Decreto reglamentario 1377 de 2013 y el Decreto Reglamentario 1074 de 2015, el uso, la recolección y el almacenamiento de datos personales por parte de HAZUL INMOBILIARIA debe contar con autorización donde se manifieste el consentimiento previo del Titular, para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales. 

HAZUL INMOBILIARIA, pondrá en funcionamiento todos los mecanismos idóneos con el fin de permitir a los titulares, otorgar su autorización para el tratamiento de datos personales. En todo caso, la recolección de datos estará limitada a aquellos datos personales que sean pertinentes y adecuados para la finalidad perseguida, por ende, las autorizaciones podrán ser obtenidas por escrito, a través de cotizaciones, facturas electrónicas de venta, contratos, formatos, formularios de Google Forms, contratos, formularios en la página web, códigos de seguridad, campañas de actualización de datos, entre otros; de manera verbal y por medio de conductas inequívocas como las casillas de verificación contenidas en la página web, “disclaimers” de los chats de WhatsApp y redes sociales, avisos de vigilancia, entre otros. 

3.  TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN:

3.1- Datos recolectados y finalidades. 

La recolección de datos para el desarrollo del Tratamiento y fines por éste perseguidos, recaerá sobre los datos personales que se reciban de la siguiente manera:  

3.1.1 Aspirantes y colaboradores: El tratamiento que se dará a los datos consiste en el manejo y disposición de los datos para contar con la información que permita adelantar las actividades, procesos y procedimientos de talento humano; para establecer el estado de pago de nómina; honorarios o cualquier otra remuneración, según el caso; para gestionar la información correspondiente a la seguridad social y a las cajas de compensación familiar; para atender los requerimientos de información de entidades gubernamentales y cumplir con las obligaciones legales de reportes en materia fiscal, tributaria y de cualquier otra naturaleza; soportar procesos de auditoría interna o externa; mantener una eficiente comunicación con los empleados, funcionarios o colaboradores; gestionar e informar los cambios que puedan darse en desarrollo de la relación contractual; realizar estudios internos sobre hábitos; permitir el acceso de los empleados a los recursos informáticos.

Otras finalidades adicionales pueden llegar a ser:

• Dar cumplimiento a las obligaciones de ley.

• Adelantar procesos de selección, admisión e ingreso de personal.

• Efectuar el pago de nómina, prestaciones sociales y aportes a la seguridad social del colaborador.

• Suministrar información al colaborador que puede ser de su interés sobre asuntos propios de la organización e información comercial de sus canales de venta y distribución. 

• Participar en licitaciones públicas, privadas o demás procesos de contratación. 

• Cumplir las obligaciones o finalidades que se puedan derivar del vínculo contractual que existe entre las partes.

• Atender oportunamente, solamente entregando la información específicamente solicitada, los requerimientos de orden legal o judicial que realicen órganos de control, autoridades competentes y judiciales, en Colombia o en el extranjero de acuerdo con sus atribuciones legales.

• Capacitarlo como trabajador de HAZUL INMOBILIARIA; 

• Monitorear y utilizar las imágenes captadas a través de los sistemas de videovigilancia instaladas en la oficina de HAZUL INMOBILIARIA, con el fin de controlar y verificar el desarrollo y rendimiento de las actividades laborales, así como para llevar a cabo investigaciones administrativas y disciplinarias cuando a ello hubiere lugar; 

• Capturar datos personales y sensibles a través de sistemas biométricos para temas de ingreso y salida de los trabajadores y por temas de seguridad; 

• Contactarse con el colaborador por cualquier medio físico o digital para enviar comunicaciones con información considerada de su interés, publicitaria de las actividades de HAZUL INMOBILIARIA, sus filiales y/o empresas aliadas; 

• Almacenar los datos personales con fines históricos y/o estadísticos; 

• Atender las peticiones, quejas y/o reclamos del colaborador;

• Utilizar los datos del colaborador como su fotografía o voz para que HAZUL INMOBILIARIA, pueda realizar campañas publicitarias a través de medios digitales (redes sociales, páginas web, entre otros); 

• Corroborar en los certificados de cuentas bancarias del colaborador la información brindada por este. 

3.1.2 Contratistas o Proveedores: Los datos y la información obtenidos serán usados en el curso normal de sus actividades comerciales únicamente con la finalidad establecida en las presentes políticas de tratamiento de la información, de manera que la relación comercial y como tal la adquisición de servicios y la prestación de los servicios que se contraten y se desarrollen adecuadamente.

El tratamiento que se dará a los datos consiste en el manejo y disposición de los datos para contar con la información que permita adelantar la gestión administrativa y contable de los proveedores; el control sobre el estado de pagos, saldos, descuentos; el manejo del inventario de los bienes adquiridos; la atención y cumplimiento de los requerimientos fiscales, tributarios, legales y de cualquier otra naturaleza con entidades del gobierno nacional, distrital o municipal; la categorización y clasificación del proveedor de acuerdo con los bienes o servicios ofrecidos, precio, calidad; soportar procesos de auditoría interna o externa.

Otras finalidades adicionales pueden llegar a ser:

• Llevar a cabo el inicio de la relación contractual o el vínculo con HAZUL INMOBILIARIA.

• Solicitar referencias comerciales, contando en todo caso con la autorización del titular.

• Brindar referencias a empresas, organizaciones bancarias etc., contando con la autorización del titular.

• Actualización de datos de proveedores, prestadores de servicios, personas naturales y/o jurídicas.

• Autorizaciones para el acceso a los servicios que ofrece HAZUL INMOBILIARIA

• Dar respuesta a requerimientos de entes de control.

• Para el envío de información a través de correo electrónico, mensajes de texto, o de cualquier otro medio de comunicación sobre el estado, derechos y deberes de los colaboradores, proveedores, prestadores de servicios, personas naturales o jurídicas.

• Evaluación de la calidad de los servicios ofrecidos por HAZUL INMOBILIARIA, la cual podrá efectuarse por cualquiera de los medios de contacto informados por el titular.

• Evaluación de los indicadores de calidad de los servicios prestados a HAZUL INMOBILIARIA.

• Para cualquier otra finalidad que se derive de la naturaleza jurídica de HAZUL INMOBILIARIA

3.1.3 Datos personales de arrendatarios y deudores solidarios: Los datos personales de arrendatarios y deudores solidarios serán tratados por HAZUL INMOBILIARIA conforme a su objeto social y en cumplimiento de la normativa de protección de datos personales. Las finalidades del tratamiento incluyen, pero no se limitan a:

• Evaluar, tramitar y administrar solicitudes de arrendamiento, así como suscribir contratos y realizar su seguimiento.

• Corroborar la identidad, capacidad de pago y antecedentes comerciales, financieros y crediticios de los arrendatarios y deudores solidarios.

• Facturación, recaudo de cánones de arrendamiento, cobro de cuotas de administración y otros valores pactados.

• Realizar validaciones con centrales de riesgo, entidades financieras y otras bases de datos autorizadas.

• Notificación de vencimientos, actualización de datos, entrega de información contractual y envío de comunicaciones relacionadas con el contrato de arrendamiento.

• Responder a solicitudes de información y ejercer derechos relacionados con el tratamiento de datos personales.

• Atender requerimientos de entidades de control y autoridades judiciales o administrativas cuando sea necesario.

• En caso de mora en los pagos, iniciar procesos de cobro extrajudicial o judicial conforme a la ley.

• Garantizar que la información de arrendatarios y deudores solidarios esté vigente y correcta.

• Realizar estudios internos para mejorar los servicios de la inmobiliaria y optimizar su gestión comercial.

• Compartir novedades sobre servicios inmobiliarios, beneficios y promociones, siempre que el titular haya otorgado su autorización.

• Gestionar pólizas de seguros de arrendamiento, cumplimiento y otros productos financieros vinculados al contrato.

El tratamiento de los datos personales se realizará conforme a las políticas de privacidad de HAZUL INMOBILIARIA respetando los principios de legalidad, seguridad y confidencialidad.

3.1.3 Datos personales de propietarios de inmuebles: Los datos personales de los propietarios de inmuebles serán tratados por HAZUL INMOBILIARIA conforme a su objeto social y en cumplimiento de la normativa de protección de datos personales. Las finalidades del tratamiento incluyen, pero no se limitan a:

• Suscribir, ejecutar y administrar contratos de administración y arrendamiento de los inmuebles. 

• Liquidación y pago de cánones de arrendamiento, deducción de costos de administración y otros conceptos contractuales.

• Mantener la información de los propietarios actualizada para garantizar una correcta gestión administrativa.

• Confirmar la propiedad del inmueble y validar la información jurídica, tributaria y financiera asociada.

• Publicar y promocionar los inmuebles en diferentes canales físicos y digitales con el fin de arrendarlos o venderlos, según corresponda.

• Notificación de novedades sobre el estado del inmueble, gestión de arrendamientos, pagos, reparaciones y otros aspectos relevantes.

• Coordinar arreglos, mantenimientos y adecuaciones necesarias en el inmueble.

• Responder a solicitudes de información y ejercer derechos relacionados con el tratamiento de datos personales.

• Atender requerimientos de entidades de control y autoridades judiciales o administrativas cuando sea necesario.

• Gestionar pólizas de seguros de arrendamiento, cumplimiento, daños y otros productos financieros vinculados al inmueble.

• Iniciar procesos de cobro extrajudicial o judicial en caso de incumplimientos contractuales.

• Realizar estudios internos para mejorar los servicios de la inmobiliaria y optimizar la administración de los inmuebles.

• Compartir novedades sobre servicios inmobiliarios, beneficios y promociones, siempre que el titular haya otorgado su autorización.

El tratamiento de los datos personales se realizará conforme a las políticas de privacidad de HAZUL INMOBILIARIA, respetando los principios de legalidad, seguridad y confidencialidad.

3.1.4. Datos personales de huéspedes mayores de edad y menores de edad: Los datos personales de los huéspedes, tanto mayores como menores de edad, serán tratados por HAZUL INMOBILIARIA conforme a su objeto social y en cumplimiento de la normativa de protección de datos personales. Las finalidades del tratamiento incluyen, pero no se limitan a:

Finalidades generales para todos los huéspedes:

• Registrar, confirmar y administrar las reservas de los apartamentos en alquiler.

• Validar la identidad de los huéspedes mediante documentos oficiales y controlar el ingreso a las propiedades.

• Emitir facturas y gestionar los pagos relacionados con la estadía, incluyendo depósitos y cobros por daños.

• Proteger la seguridad de los huéspedes, del inmueble y prevenir actividades ilícitas.

• Responder solicitudes de información, quejas o reclamos sobre la estadía y el servicio.

• Atender requerimientos de entidades de control, autoridades judiciales o administrativas, y cumplir normativas de hospedaje y turismo.

• Compartir información requerida por entidades de control, autoridades judiciales o administrativas dando cumplimiento a la normativa de hospedaje y turismo. 

• Coordinar reparaciones, limpieza y otros servicios relacionados con el apartamento alquilado.

• Informar sobre reglamentos internos, políticas de convivencia y lineamientos de uso de las instalaciones.

• Realizar estudios internos para optimizar la experiencia de los huéspedes y mejorar los servicios ofrecidos.

• Compartir ofertas, promociones y novedades sobre servicios inmobiliarios, siempre que el titular haya otorgado su autorización.

Finalidades específicas para huéspedes menores de edad:

• Garantizar un entorno seguro y adecuado durante su estancia.

• Verificar los datos del adulto responsable del menor durante la estadía.

• Contactar a los responsables y gestionar atención médica en caso de incidentes o situaciones de urgencia.

El tratamiento de los datos personales se realizará conforme a las políticas de privacidad de HAZUL INMOBILIARIA respetando los principios de legalidad, seguridad y confidencialidad, con especial protección a la información de los menores de edad.

Los datos personales y sensibles y la información obtenidos serán usados en el curso normal de sus actividades comerciales únicamente con la finalidad establecida en las presentes políticas de tratamiento de la información, de manera que la relación comercial y como tal la adquisición de productos y servicios que se contraten y se desarrollen adecuadamente.

3.1.4. Clientes de otros servicios diferentes a los servicios de inmobiliaria y redes sociales: El tratamiento consiste en el uso de los datos personales de clientes para realizar una de las actividades económicas, como lo son las de reparaciones de HAZUL INMOBILIARIA. Los datos personales no serán facilitados, cedidos o entregados por parte HAZUL INMOBILIARIA, a personas distintas o ajenas a los responsables o encargados del tratamiento de la información.  

Finalidades para Clientes de Otros Servicios:

• Registrar y administrar la prestación de servicios adicionales ofrecidos por la inmobiliaria.

• Emitir facturas, gestionar pagos y administrar cobros por los servicios contratados.

• Responder solicitudes de información y brindar soporte sobre los servicios adquiridos.

• Atender requerimientos de autoridades competentes y cumplir con la normativa vigente.

• Notificar actualizaciones, condiciones y novedades relacionadas con los servicios adquiridos.

• Evaluar la experiencia de los clientes y optimizar la calidad de los servicios ofrecidos.

• Compartir ofertas, descuentos y novedades sobre servicios complementarios, siempre que el titular haya otorgado su autorización.

• Realizar estudios internos para conocer mejor las necesidades de los clientes y mejorar la oferta de servicios.

Finalidades para Usuarios de Redes Sociales:

• Responder comentarios, mensajes y consultas recibidas a través de los perfiles oficiales de la inmobiliaria.

• Enviar información sobre productos y servicios a través de publicaciones, anuncios y correos electrónicos, siempre que el usuario haya otorgado su consentimiento.

• Evaluar el comportamiento de los usuarios en redes sociales para mejorar estrategias de marketing y ofrecer contenido personalizado.

• Gestionar inscripciones, selección de ganadores y entrega de premios en actividades promocionales.

El tratamiento de los datos personales se realizará conforme a las políticas de privacidad de HAZUL INMOBILIARIA, garantizando la seguridad, confidencialidad y adecuado manejo de la información de los clientes y usuarios. 

3.2- Tratamiento al que serán sometidos los datos y finalidad del mismo.

Los datos y la información obtenidos serán usados en el curso normal de sus actividades comerciales únicamente con la finalidad establecida en las presentes políticas de tratamiento de la información, de manera que se permita crear una comunicación directa y efectiva con el titular de la información. 

3.3.- Datos sensibles y datos correspondientes a niños y adolescentes.

En ningún evento y bajo ninguna circunstancia se tratarán datos considerados como sensibles, ni la recolección de datos está orientada a recoger información de carácter sensible.

La recolección de datos correspondientes a niños y adolescentes menores de edad, y la autorización respectiva, deberá darse siempre a través de su representante legal, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado. El tratamiento de datos correspondientes a niños y adolescentes deberá responder y respetar el interés superior de niños y adolescentes, y sus derechos fundamentales.

En el evento en que por algún motivo alguna pregunta pueda conducir a que la respuesta verse sobre datos sensibles o datos de niñas, niños y adolescentes, la respuesta a tal pregunta tendrá carácter facultativo.

3.3.3 Consentimiento para el Tratamiento de Datos Sensibles

Conforme al principio de libertad HAZUL INMOBILIARIA, garantiza que el tratamiento de datos sensibles solo será realizado con el consentimiento expreso y previo del titular, salvo en los casos en los que la ley autorice su tratamiento sin dicho consentimiento.

El cliente será informado claramente sobre la naturaleza de los datos sensibles que serán recolectados, así como de la finalidad para la cual serán utilizados, permitiéndole decidir libremente si autoriza o no su tratamiento. En todo caso, el no otorgamiento del consentimiento no limitará el acceso a los servicios médicos básicos que no requieran la recolección de dichos datos.

3.3.4 Confidencialidad y Seguridad de los Datos Sensibles

HAZUL INMOBILIARIA, se compromete a aplicar las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para garantizar la confidencialidad y seguridad de los datos sensibles recolectados, impidiendo su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado. Solo el personal médico, de ventas y administrativo debidamente autorizado tendrá acceso a esta información, en el ejercicio de sus funciones y bajo el principio de necesidad.

En ningún caso los datos sensibles serán compartidos con terceros sin el consentimiento del titular, a excepción de aquellos casos que sean exigidos por la ley o por una autoridad judicial o administrativa competente.

3.4.- Deberes del responsable del tratamiento de la información.

Los responsables de la información, y/o responsables y encargados del tratamiento de datos personales, se obligan a: a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data; b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular; c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada; d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento; e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible; f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada; g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento; h) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley; i) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular; j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley; k) Informar al Encargado del Tratamiento cuándo determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo; l) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos; m) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la Administración de la información de los Titulares. n) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

3.5.- Conservación de los datos. 

Los datos personales sólo podrán ser tratados durante el tiempo que permanezca vigente la finalidad para la que fueron registrados. En este sentido, la droguería podrá mantener en sus bases de datos los datos personales de los titulares durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades del tratamiento consagradas en la Política, salvo disposiciones legales que establezcan términos particulares. Una vez transcurrido este tiempo la droguería procederá, para los casos de documentación manual, a su remisión al archivo inactivo de conformidad a las tablas de retención documental; para el caso de información contenida en medios digitales se aplicarán los lineamientos fijados por la organización para el almacenamiento definitivo de los mismos y su eventual eliminación. No obstante lo anterior, de ser necesario la droguería podrá solicitar nuevamente la autorización al titular de los datos personales, con el objetivo de conservarla por un período igual al inicialmente autorizado.

4. DERECHOS Y FACULTADES DEL TITULAR.

4.1.- Derechos del titular. 

Una vez otorgada la autorización por parte del Titular para el tratamiento correspondiente, éste tiene derecho a: a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales. Este derecho se podrá ejercer frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado; b) Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando expresamente se exceptúa como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012; c) Ser informado por el responsable y/o encargado de los datos personales, previa solicitud, del uso que se le ha dado a sus datos personales; d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley; e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento se ha incurrió en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución; f) Solicitar, en todo momento al responsable o encargado, la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, no procederán cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos. g) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento: (i) al menos una vez cada mes calendario, y (ii) cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas de Tratamiento de la información que motiven nuevas consultas. En caso de solicitudes cuya periodicidad sea mayor a una por cada mes calendario, el responsable y/o encargado, podrá cobrar al Titular los gastos de envío, reproducción y, en su caso, certificación de documentos.

4.2.- Legitimación para el ejercicio de los derechos del titular.

Las siguientes personas están también legitimadas para ejercer los derechos que le asisten al titular de la información: a). El titular mismo, deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los medios que ponga a su disposición el responsable; b). Sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad; c). El representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento; d). Por estipulación a favor de otro o para otro; e). Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos, previa acreditación de la facultad de representación.

4.3.- Procedimiento para ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar o suprimir información y revocar autorización.

Los procedimientos de acceso, actualización, supresión y rectificación de datos personales, y de revocatoria de la autorización, podrán adelantarse mediante consultas o reclamos, dirigidos al siguiente correo electrónico: informacionhazulinmobiliaria@gmail.com o ingresar a la página web y dirigirse al formulario de PQRS, diligenciar en su totalidad y remitir al correo anteriormente descrito y se les dará respuesta a más tardar dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su recepción.

Las PQRS deben contar como mínimo, la legitimación que se tiene para realizar la solicitud y exponiendo de manera clara y concreta, lo que se pretende. 

El titular de la información o la persona legitimada deberá acompañar a su escrito la prueba de la calidad en la que actúa, y deberá suministrar los datos y documentos que hagan falta para dar cuenta de su identidad y de su calidad. 

En el correo electrónico deberá especificarse el motivo u objeto de la comunicación, y para ello bastará con que en el texto se indique que se está ejerciendo el derecho a conocer, actualizar, rectificar, suprimir o revocar la autorización concedida.

4.4.- Procedimiento para la corrección, actualización o supresión de datos y para la presentación de quejas y reclamos.

Quien esté legitimado por la ley, y considere que la información contenida debe ser objeto de corrección, actualización o supresión; o cuando considere que el tratamiento dado a los datos personales infringe normas legales, podrá presentar, en concordancia con el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, reclamos al correo electrónico informacionhazulinmobiliaria@gmail.com 

Las quejas y reclamos serán tramitados bajo las siguientes reglas:

4.4.1.- El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al Responsable del Tratamiento o al Encargado del Tratamiento, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo y la dirección, acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, se dará traslado del mismo a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles y se informará de la situación al interesado.

4.4.2.- Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

4.4.3.- El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

4.5.- Consulta y acceso a la información.

Las consultas de datos personales se atenderán mediante solicitud escrita a través del correo electrónico informacionhazulinmobiliaria@gmail.com 

Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de diez (10) días hábiles, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá la consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

5. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN.

HAZUL INMOBILIARIA, cuenta con procedimientos de seguridad y confidencialidad de la información, para garantizar el correcto uso de la información y el tratamiento de los datos personales, y evitar el acceso a terceros no autorizados que puedan conocer, vulnerar, modificar divulgar y/o destruir la información que reposa en nuestras bases de datos. Así mismo, para los eventos en los que se deba transferir o transmitir bases de datos y/o datos personales a encargados y/o responsables del tratamiento para cumplir con actividades específicas, HAZUL INMOBILIARIA, garantizará que éstos cuenten con los mismos o mejores estándares y protocolos de seguridad que impidan la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento por cualquier sujeto. 

De igual forma, los Titulares de los Datos Personales, en aras de proteger la información, se comprometen a: 

1) Abstenerse de realizar actividades que pongan en peligro o afecten la seguridad de la información, en particular, aquellas ejecutadas a través de las redes informáticas, dispositivos electrónicos, aplicaciones, softwares y correos electrónicos del Responsable. 

2) Reportar al Responsable del Tratamiento aquellas conductas o eventos que puedan afectar o afecten la integridad, disponibilidad y confidencialidad de la información. 

3) Cumplir con las demás obligaciones establecidas en la Política y en la Ley 5.2.- Transferencia y transmisión de datos.

En el evento en que se suscriba un contrato con una tercera persona profesional y con experiencia en el manejo y uso de bases de datos, el responsable suscribirá el contrato de transmisión de datos personales al que se refiere el artículo 25 del decreto 1377 de 2013 y acuerdos de confidencialidad. 

6. DIFUSIÓN Y VIGENCIA.

6.1.- Medios de difusión de las políticas de tratamiento de la información y del aviso de privacidad.

El presente documento, mediante el cual se establecen las políticas de tratamiento de la información sobre datos personales recolectados estará publicado de manera permanente en la página web https://hazulinmobiliaria.com/ para que pueda ser consultado por quien esté interesado. 

Al momento de solicitar la autorización expresa del Titular para el tratamiento de datos, se le indicará las finalidades específicas para las cuales se obtiene el consentimiento y se le dará a conocer la Política de Tratamiento y los derechos que le asisten como Titular.